Hvem er Administrator?

Ansvarlige for varslingsportalen får rollen «Administrator», og har tilgang til alle innkomne varsler for sin portal. Det er kun Superbruker som kan opprette en Administrator. Når din rolle som administrator er opprettet, får du en epost med brukernavn og passord. Passordet må endres ved første innlogging. To-faktor-autentisering er en valgfri mulighet for alle administratorer og saksbehandlere, og ved aktivering må du godkjenne en kode du mottar på SMS for å kunne logge deg på.

Hva kan Administrator gjøre?

Administrator kan:

Etter innlogging i systemet vil du se din innboks / saksoversikt. Alle varsler som sendes inn i din portal, vil vises i innboken til alle medlemmer i administratorgruppen.

Brukeroversikt

Ved å klikke på "Brukere" i menyen vil Administrator se brukeroversikten for den aktuelle portal. Her kan Administrator redigere eller opprette nye brukere.

Redigere brukere

Klikk på "Rediger" i menyen for tilgang til å redigere felt for:

Klikk på "Lagre endringer" når ny informasjon er utfylt.

Opprette nye brukere

Administratorer kan kun opprette ansvarlige saksbehandlere, eller lesebrukere (se informasjon om rollen nedenfor). En Administrator kan ikke opprette en annen Administrator, da må Superbruker kontaktes.

OBS: To-faktor-autentisering vil automatisk aktiveres ved oppretting av ny bruker. Vær ekstra oppmerksom på at telefonnummeret stemmer. Brukeren vil ved pålogging neste gang motta en SMS som krever godkjenning av kode. Dersom telefonnummer er lagt inn feil kan du ved en senere anledning redigere, se pkt. over "Redigere brukere".

- Rolle: Lesebruker

Lesebruker er en rolle som kun har lesetilgang. En lesebruker kan ikke gjøre endringer i systemet, behandle varsler eller kommunisere med andre. En lesebruker vil se alle saker i sin portal, uten å trenge å bli individuelt invitert inn. Lesebruker er en rolle for kommunaldirektør eller den kommunaldirektør utpeker til å opptre på vegne av seg.

Saksbehandling

Administrator har alle tilganger som ansvarlig saksbehandler, ref egen brukerveiledning.

Fane: Administrator

Arkfane Administrator er synlig kun for administratorer i din opirtal. Det er her Administrator tildeler ansvarlig saksbehandler, avviser eller avslutter varselet. Det er også tilrettelagt for interne arbeidsnotater.

Tildel ansvarlig saksbehandler

Klikk på knappen «Sett ansvarlig saksbehandler». Du får opp en liste over eksisterende saksbehandlere i din portal. Klikk «Velg som ansvarlig saksbehandler» bak personen som skal være ansvarlig for at varselet saksbehandles

Når du klikker på knappen, mottar ansvarlig saksbehandler en epostmelding, og vedkommende vil ha varselet i sin innboks. Varselet vil fortsatt være synlig i administratorenes innboks.

Dersom du ikke finner den aktuelle saksbehandleren i listen, klikk på lenken "gå til brukersiden for å opprette en ny saksbehandler". Du kan da opprette vedkommende som ny saksbehandler i systemet. Når dette er gjort vil vedkommende vises i listen.

Avslutt sak

Ved å klikke på knappen "Avslutt saken" får du opp en nedtrekksmeny. Velg herfra aktuell avslutningskode og saken vil få status «Avsluttet».

Avvis sak

Ved å klikke på knappen "Avvis saken" får du opp en nedtrekksmeny. Velg herfra aktuell avvisningskode og saken vil få status «Avvist».

Dersom saken allerede er kategorisert, vil du få opp en advarsel som ser slik ut:

Du kan fjerne kategori ved å gå i saksbehandling-arkfanen og velge kategori «Ingen».

Fane: Intern kommunikasjon

Under fane for intern kommunikasjon kan du kommunisere direkte med ansvarlig saksbehandler. Skriv i feltet og klikk på "Send melding" for å sende en melding. Ansvarlig saksbehandler vil motta en e-post om ny kommunikasjon i denne fanen. Alle administratorer mottar en epost dersom ansvarlig saksbehandler skriver en melding.

Merk: eventuelle medsaksbehandlere som er invitert inn vil ikke ha tilgang til denne fanen. Det er kun administrator og ansvarlig saksbehandler som ser dialog her.

Statistikk og rapporter

Klikk på statistikk i menyen for å få tilgang til rapporter og statistikk. Det er det aktuelle inneværende året som er valgt som standard, men det kan endres ved å velge et annet år fra "Velg år" i nedtrekksmenyen.

Overblikk

Overblikk viser et stolpediagram fordelt per kategori for inneværende (eller valgt) år.

Innkommede varsler

Grafen viser innkommede varsler fordelt på anonym / ikke anonym.

Kakediagram

Kakedram viser innkommet varsel fordelt per kategori. Diagrammet viser for valgt periode og standard for hele inneværende år.

Det er mulig å laste ned diagrammet som et bilde, skrive ut, vise i fullskjerm eller eksportere ved å klikke på menyen oppe i høyre hjørne:

Portalkonfigurasjon (Innstillinger)

Ved å klikke på "Innstillinger" i menyen

Generelle innstillinger

Tillat anonym varsling

Åpner portalen for at varsler ikke må fylle inn sitt fulle navn og e-post/telefonnummer

Støtt varsling på engelsk

Varslingsskjema vil vise muligheter for at den som skal varsle kan endre språk til engelsk.

Varsler kan velge nivå/undernivå

Tillater varsler å velge nivå (portal) varselet skal sendes til. Overordnet nivå (din portal) må ha denne aktivert.

Aktiver mørkt tema

Gjør portalen mørkere i menyen. Dette gjelder for alle brukere.

Endrer logo som vises på forsiden.

Innledningstekst på forsiden

Velkomstekst som vises på forsiden.

Informasjon om varsling

Informasjon som vises i "trekkspill"-format på forsiden.

Påse at det ikke eksisterer unødvendige mellomrom eller luft i teksten under. Tekste vil automatisk bli bygget inn i en nedtrekksmeny som vises på forsiden. Bruk «Heading 1» for hovedoverskrifter.

Kategorier

Opprett kategorier og tilknytt en fargekode. Kategorier brukes for at saksbehandler skal kunne kategorisere varsel, filtrere i innboksen og skape statistikk.

Fyll ut navn på kategori og klikk "Opprett ny kategori". Kategorien kan nå velges av alle saksbehandlere når de kategoriserer varselet.

Avslutningskoder

Brukes når et varsel er ferdig saksbehandlet og skal lukkes.

Fyll ut navn på koden og klikk "Opprett ny avslutningskode". Avslutningskoden kan nå velges av alle saksbehandlere når de avslutter varselet.

Avvisningskoder

Brukes når et varsel avvises (for eks. på bakgrunn av manglende informasjon eller ikke et reelt varsel). Fyll ut navn på koden og klikk "Opprett ny avvisningskode". Avvisningskoden kan nå velges av alle saksbehandlere når de avslutter varselet.

Mitt område

Mitt område viser alle aktuelle portaler som er aktive til enhver tid. Her kan du klikke på en portal og tre direkte inn som superbruker i enkeltportaler. Det vil si at hvis du for eksempel klikker på «Portal 2», vil du i brukeroversikt din nå kun ser brukere fra «Portal 1».

Portalstrukturen er hierarkisk, så om du trer inn i portalen som heter "Min Portal" (toppnivået) vil du i brukeroversikten se alle brukere i systemet. Superbrukere trer automatisk inn i toppnivået ved pålogging.

Deaktivere portal

En portal kan deaktiveres ved å klikke på "Deaktiver". Portalen vil ikke vises som alternativ for varsler. Portalen vil kun deaktiveres for mottak av varsler. Allerede innkommede varsler og tilknyttede bruker vedvarer.

Se Generelle instillinger for beskrivelse av de andre punktene.